Gestión eficaz y eficiente del tiempo. Consejos y recomendaciones.

Gestión eficaz y eficiente del tiempo. Consejos y recomendaciones.

No gestionar bien el tiempo puede tener consecuencias en diferentes ámbitos de nuestra vida:

• En nuestra salud: el estrés o la ansiedad es un factor de riesgo para la aparición de algunas enfermedades, trastornos cardiovasculares o digestivos. También afecta a nuestra la salud mental, pudiendo provocar trastornos de ansiedad, adicciones, depresión, etc. La ausencia de descansos (que deben estar incluidos en el planning de organización del tiempo) es una de las causas más comunes para que la falta de tiempo acabe repercutiendo en la salud.
• En nuestro trabajo: la reducción del rendimiento, el estrés laboral, el burnout (estar quemado), la incapacidad para asumir tareas interesantes por no tener tiempo para ello, o la pérdida de objetivos.
• En nuestra vida personal: amigos, pareja, familia...

Por otro lado, las causas que originan una mala gestión del tiempo pueden ser:

• Actitud personal
• Plantearse objetivos demasiado ambiciosos que consumen una gran cantidad de tiempo.
• Mala asignación de tiempo a las tareas.
• Irregularidad a la hora de seguir los pasos para cumplir un objetivo.
• No saber decir "no" o no saber delegar tareas.
• Falta de objetivos claros o no tenerlos correctamente definidos.
• Ausencia de prioridades que nos lleva a mantener una actividad intensa pero descontrolada.

Recomendaciones generales y tips.

• Plantearse unos objetivos que marquen el camino a seguir: no perderse y dar vueltas sin rumbo, esto desgasta enormemente. Para que los objetivos sean útiles deben ser medibles, alcanzables, realistas, específicos y ajustables.
• A lo largo de unos días, hacer un estudio sobre a qué dedicamos el tiempo: registrar todo lo que hacemos y el tiempo que le dedicamos. De esta manera descubriremos si es posible optimizar nuestro tiempo e incrementar nuestro rendimiento.
• Analizar las tareas o acciones repetitivas para ver la posibilidad de optimizarlas o incluso eliminarlas. Identificar los cuellos de botella.
• Usa la agenda y las listas de tareas: improvisar no está mal, pero para organizar el tiempo no es lo más recomendable. Intenta planificar las semanas incluyendo tiempo para imprevistos y para el descanso.

• Delegar las tareas: a veces uno no puede hacerlo todo. Si es posible, debemos apoyarnos en personas que ofrecen su ayuda o que creemos que pueden encargarse de aquello que no es totalmente imprescindible hacer por uno mismo.
• Dar instrucciones por escrito al personal delegado esto evitará tener que tener que reiterarlas.
• Aprender a decir no: para no encontrarnos atendiendo tareas de otros, menos relevantes y poder esforzarnos por lo importante (lo que va dirigido a nuestros objetivos) y no tanto por lo urgente.
• Dejar las exigencias y perfeccionismos para momentos donde tengamos más disponibilidad y calma. Tenemos que hacerlo lo mejor posible, pero siempre dentro del plazo disponible.
• Intentar no distraerse con cosas que se pueden hacer en otro momento o que, si lo pensamos bien, no son tan importantes y entorpecen que alcancemos nuestros objetivos.
• Establecer mecanismos para gestiónar las posibles "perturbaciones" en el tiempo que puedan aparecer.
• Reservar tiempo para imprevistos y cambios.
• Planificar: gestionar la planificación del conjunto de actividades profesionales y personales.
• Establecer horarios de trabajo y resto de actividades que sean realistas, contemplando actividades de ocio y extralaborales en general.
• Desarrollar la capacidad de ser flexible en la modificación de la planificación.
• Organizar correctamente los documentos, el lugar de trabajo, las herramientas, la ropa, los útiles...
• Desde el punto de vista meramente laboral, no es mejor trabajador el que dedica más horas al trabajo, si no el que hace más cosas útiles en las mismas horas (PRODUCTIVIDAD)

Como hemos indicado anteriormente, es muy recomendable analizar la jornada para tratar de identificar los distintos periodos de tiempo en que podemos dividirla atendiendo al nivel de actividad, nivel de calma y nuestras propias capacidades. Algunos vendrán originados o estarán condicionados por agentes externos como periodos de mayor actividad por visitas, llamadas, etc. o de mayor tranquilidad por la ausencia de éstas. En otros casos los originarán o condicionarán agentes internos como pueden ser los horarios del personal o la capacidad de trabajo propia.

Por lo tanto, con objeto de distribuir las actividades y adaptar nuestras capacidades a los diferentes periodos de tiempo, deberíamos también analizar cuales son nuestras propias capacidades personales, nuestra respuesta en cada momento de la jornada. Nuestro momento de mayor y menor energía, y nuestra respuesta ante diferentes circunstancias.

Una vez identificadas y clasificadas las tareas, estableciendo importancia, urgencia y necesidad de recursos y tiempo a emplear en cada una de ellas, podremos organizar el tiempo disponible en función de los periodos de actividad, de nuestras propias capacidades y ayudándonos de herramientas como la lista de tareas y de la matriz de Eisenhower.

Gestionar eficazmente el tiempo consiste esencialmente en adquirir las capacidades y habilidades necesarias para planificar el tiempo adecuadamente, con el objetivo de mejorar nuestra eficiencia en los diferentes ámbitos de nuestra vida (laboral, familiar, social, personal, etcétera).

Artículo recomendado: Gestión eficaz y eficiente del tiempo. Matriz de Eisenhower