Gestión eficaz y eficiente del tiempo. Matriz de Eisenhower, Stephen, Covey.

Gestión eficaz y eficiente del tiempo. Conceptos.

Eficacia: Conseguir cumplir un objetivo en el tiempo señalado (o en menor tiempo), sin importar los recursos empleados.

Eficiencia: Alcanzar la meta empleando los mínimos recursos posibles, entre ellos el tiempo.

La “falta de tiempo” es uno de los principales problemas que todos sufrimos en la actualidad y también es, a menudo, una de las principales excusas para posponer nuestras salidas o entrenamientos. Compatibilizar nuestros trabajos, obligaciones familiares, tareas domésticas, etc. con nuestras actividades deportivas o al aire libre puede resultar una tarea compleja y hasta abrumadora.

Vamos a intentar que esta “guía” o relación de claves, sugerencias (tips) y consejos sirva de ayuda para conseguirlo o al menos mejorarlo.

Como la tarea que suele ocupar la mayor parte de este tiempo es el trabajo, siendo además una de las principales fuentes de estrés, vamos a enfocarlo especialmente a esta labor, aunque es válido para cualquier ámbito de la vida.

Una herramienta para la gestión del tiempo que puede resultar muy ilustrativa, dando una interesante visión de conjunto, es la matriz de Eisenhower o Sephen Covey.

En este método se van a clasificar las tareas en cuatro cuadrantes según su IMPORTANCIA y su URGENCIA.

De este modo vamos a definir tareas IMPORTANTES, NO IMPORTANTES, URGENTES y NO URGENTES.

CUADRANTE 1: El cuadrante de la crisis y el estrés, debe servir solo para imprevistos, con lo que no deberíamos tener planeadas actividades en este cuadrante. Si existen, será por situaciones de crisis excepcionales, en caso contrario denota un problema de organización y de gestión. Por lo tanto, hay que minimizar las tareas en este cuadrante, lo cual se consigue trabajando correctamente el cuadrante número 2. Las tareas que realmente sean importantes y urgentes requieren de una atención inmediata y cuanto más nos demoremos en terminarlas mayor estrés y agotamiento provocarán.

Concentrarse en el cuadrante 2 minimiza el cuadrante 1.

CUADRANTE 2: El cuadrante de la planificación. Aquel al que deberíamos dedicarle mayor tiempo pues afecta a los objetivos a medio-largo plazo y su correcta gestión minimizará los imprevistos.

CUADRANTE 3: Tareas no importantes pero urgentes. Es recomendable delegarlas si es posible o automatizarlas estableciendo un sistema que permita realizarlas de la forma más óptima. El autoengaño ocurre porque las tareas de este cuadrante pueden necesitar que les dediques mucho tiempo, haciendo que te sientas muy ocupado, pero no suponen ningún avance importante.

CUADRANTE 4: Tareas que no son ni importantes ni urgentes, en cuyo caso lo mejor sería posponerlas o eliminarlas, pues suponen un desperdicio de tiempo que no permiten avance alguno.

Claves:

PROCRASTINACIÓN: Acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables. Procrastinar recurrentemente provocará que se dedique el mayor tiempo al cuadrante 3 y 4, ninguno al cuadrante 2 por lo que frecuentemente se encontrará en el cuadrante 1, estresado por situaciones graves que ya están fuera de control.

LISTA DE TAREAS: Relación de tareas que se deben realizar.

IMPORTANCIA: La importancia está asociada a las consecuencias que tendremos. Algo es más o menos importante según la gravedad de lo que nos pasará si no lo hacemos.

URGENCIA: La urgencia está asociada al tiempo. Aumenta por la fecha límite y por el tamaño de la tarea. Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, es más urgente la que tenga fecha límite antes. Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacerla.

La importancia tiene más "fuerza" que la urgencia.

PRIORIZAR: Establecer la prioridad de cada tarea. Dar orden en el tiempo.

¿Quién determina importancia y urgencia?: normalmente, en el ámbito laboral, la importancia y urgencia la determina el responsable del departamento. Es conveniente no tener miedo a preguntar para tener claras las prioridades de cada tarea.

¿Qué beneficio obtengo como trabajador?: De nuevo enfocándonos al terreno laboral, gestionar bien el tiempo redundará en menos estrés, menos broncas, menos problemas, mejores resultados y mayor reconocimiento profesional.

Método:

Paso 1: Relacionar todas las tareas u objetivos a realizar sin tener en cuenta su importancia o urgencia por ahora.

Paso2: Atribuir a cada tarea su importancia, puntuando de 1 a 5, siendo 5 la máxima importancia.

SOLO LOS NUMEROS 4 Y 5 DAN URGENCIA O IMPORTANCIA MÁXIMA.

Paso3: Atribuir a cada tarea su urgencia, puntuando de 1 a 5, siendo 5 la máxima urgencia.

Paso4: Relacionar las tareas en la matriz.

SOLO LOS NUMEROS 4 Y 5 DAN URGENCIA O IMPORTANCIA MÁXIMA.

PASO 4: Relacionar las tareas en la matriz

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